El Manual de Uso de los Formularios Básicos de la Historia Clínica Única (MSP, 2009) establece como característica obligatoria de todo registro clínico la oportunidad, definida como: "Registro simultáneo de los datos mientras se realiza la atención".

Esto aplica a todos los bloques del formulario 033: motivo de consulta, enfermedad actual, antecedentes, signos vitales, examen del sistema estomatognático, odontograma y plan de tratamiento. Completar cualquiera de esos campos en una fecha posterior a la consulta contradice esta característica y compromete la validez del formulario como documento legal.

La Resolución ACESS-2023-0030 exige que la receta médica "guarde relación con la información contenida en la historia clínica del usuario/paciente" y que la ACESS pueda cotejar en cualquier momento la concordancia entre ambas. Si las fechas difieren, esa concordancia queda rota.

La Resolución ACESS-2022-0046 es aún más explícita: establece que "la prescripción será realizada y entregada por el prescriptor al paciente, previa su valoración médica u odontológica". No puede haber receta válida sin consulta previa en la misma fecha.

El Acuerdo Ministerial 1124 — Instructivo para el Uso de la Receta Médica faculta a odontólogos para prescribir exclusivamente medicamentos de su especialidad, y establece que la supervisión del proceso se realizará comparando la receta con la historia clínica correspondiente.

La Resolución ACESS-2023-0030 indica que el examen físico y el uso de exámenes de apoyo diagnóstico forman parte del acto de la consulta y deben quedar registrados en la historia clínica como tal.

En el formulario 033, el plan diagnóstico —que incluye la solicitud de exámenes— es parte de la misma hoja de atención y debe completarse durante la consulta. Una solicitud emitida en una fecha posterior no tiene respaldo clínico documentado en esa hoja de atención.

Este es el único caso donde la fecha diferida es normativamente válida, porque los resultados son generados por terceros (laboratorio, radiología) y no dependen del odontólogo tratante.

El Acuerdo Ministerial 00115-2021 contempla formularios separados para solicitud e informe: el formulario 010A es la solicitud de laboratorio y el 010B es el informe de resultados; de igual forma, el 012A es la solicitud de imagenología y el 012B el informe. Cada uno lleva su propia fecha de emisión. Lo que sí debe coincidir con la consulta es la solicitud, no el informe.

Las indicaciones son parte del acto prescriptivo de la consulta. El Acuerdo Ministerial 1124 establece que las indicaciones son desprendibles de la receta misma y el prescriptor consigna su firma al pie de ellas, vinculándolas al mismo acto y fecha de la receta/consulta.

El Manual del formulario 033 indica que si los signos vitales están fuera de lo normal, el profesional debe terminar el registro del formulario, solicitar interconsulta y anotar la patología en la columna de diagnóstico. Todo esto forma parte del flujo activo de la consulta.

Los signos vitales registrados en una fecha diferente a la consulta no tienen valor clínico para esa atención, ya que el estado hemodinámico del paciente puede variar entre sesiones.

El Manual del formulario 033 ubica el examen del sistema estomatognático en la Barra No. 5 del formulario, donde se marca la patología diagnosticada durante el examen clínico directo al paciente. Es un hallazgo del momento de la consulta y no puede ser retroactivo ni diferido, dado que el estado clínico de tejidos blandos, dientes y estructuras de soporte puede cambiar entre visitas.