Cuánto tiempo conservar las historias clínicas en Ecuador
Cuánto tiempo conservar las historias clínicas en Ecuador: lo que dice la normativa MSP
¿Cuánto tiempo hay que guardar la historia clínica de un paciente que dejó de venir hace años? La respuesta está en dos documentos oficiales del Ministerio de Salud Pública del Ecuador: el Manual de Manejo y Archivo de las Historias Clínicas y el Acuerdo Ministerial No. 00115-2021, que expide el Reglamento para el Manejo de la Historia Clínica Única.
La normativa no establece un único plazo fijo: diferencia entre archivo activo y archivo pasivo, y el plazo total varía según el tipo de establecimiento de salud.
Lo que establece el Manual de Manejo y Archivo del MSP
El Manual de Manejo y Archivo de las Historias Clínicas del MSP, en su norma 1 de conservación, establece textualmente:
Cómo funciona el sistema de archivo activo y pasivo
| Etapa | Duración | Condición |
|---|---|---|
| Archivo activo | 5 años | La historia clínica permanece en archivo activo hasta que transcurran 5 años desde la última atención. Si el paciente vuelve antes de ese plazo, el conteo se reinicia desde la nueva atención. |
| Traslado al pasivo | — | Cuando hayan transcurrido 5 años sin registrar ninguna atención desde la última consulta. |
| Archivo pasivo | 10 años adicionales | La historia clínica permanece en archivo pasivo durante los siguientes 10 años. |
| Vida útil total | 15 años | Contados desde la fecha de la última atención (5 años en archivo activo + 10 años en archivo pasivo). |
El Acuerdo Ministerial No. 00115-2021
El Acuerdo Ministerial No. 00115-2021, publicado en el Registro Oficial No. 378 del 26 de enero de 2021, expide el Reglamento para el Manejo de la Historia Clínica Única. Este es el marco normativo vigente que rige la creación, manejo, conservación y acceso a las historias clínicas en Ecuador, tanto en formato físico como electrónico.
La Ley Orgánica de Salud, en su artículo 7, literal f, establece el derecho del paciente a "tener una historia clínica única redactada en términos precisos, comprensibles y completos". La obligatoriedad de mantenerla y conservarla recae en el establecimiento de salud.
Según el Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Salud (Art. 79), la historia clínica está bajo la responsabilidad y custodia del establecimiento de salud. No es el paciente quien la guarda: es la clínica.
¿Qué dice la LOPDP sobre este plazo?
La LOPDP establece el principio de conservación limitada: los datos deben guardarse solo el tiempo necesario para la finalidad que justificó su recopilación. Sin embargo, cuando existe una obligación legal de conservar los datos, esa obligación prevalece sobre el derecho de supresión del titular.
En la práctica, esto significa que si un paciente solicita que se eliminen sus datos, la clínica puede negarse a eliminar la historia clínica mientras esté vigente el plazo de conservación que establece la normativa MSP. La obligación legal es la base legal que habilita esa retención.
Gestión práctica del ciclo de vida del expediente
- Registra la fecha de la última atención de cada paciente en tu sistema
- A los 5 años sin atención, la historia pasa a archivo pasivo (no se elimina)
- Consulta la tabla del Manual de Manejo para determinar si tu establecimiento aplica plazo pasivo de 5 o 10 años
- Documenta cualquier eliminación de expedientes vencidos con fecha, responsable y método
- Ante pérdida o destrucción accidental antes del plazo, denuncia ante el Sistema de Documentos Extraviados del Consejo de la Judicatura o fiscalía
Diferencia entre datos clínicos y datos de contacto
El plazo de conservación aplica a la historia clínica como documento legal. Los datos de contacto del paciente (teléfono, correo) usados exclusivamente para comunicaciones de marketing tienen un tratamiento distinto bajo la LOPDP: deben eliminarse cuando el paciente lo solicite o cuando ya no sean necesarios para ese fin.
Fuentes oficiales
- Acuerdo Ministerial No. 00115-2021 — Reglamento para el Manejo de la Historia Clínica Única. Registro Oficial No. 378, 26 de enero de 2021. MSP Ecuador.
- Manual de Manejo y Archivo de las Historias Clínicas — MSP Ecuador. Disponible en aplicaciones.msp.gob.ec
- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Salud, Arts. 77, 78 y 79 de su Reglamento.
- Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) — Registro Oficial Suplemento No. 459, 26 de mayo de 2021.
Preguntas frecuentes
¿El plazo de 5 años del archivo activo empieza desde la primera consulta o desde la última?
Desde la última atención. Si un paciente tuvo su primera consulta en 2015 y la última en 2023, el contador para el archivo pasivo empieza en 2023, no en 2015.
¿Historias clínicas en formato digital tienen el mismo plazo que las físicas?
Sí. El Acuerdo 00115-2021 reconoce tanto el formato físico como el electrónico. Los plazos de conservación aplican igual independientemente del soporte.
¿Qué pasa si la historia clínica se pierde antes del plazo?
El Manual MSP lo califica como falta administrativa grave. Se debe levantar un diagnóstico del estado de los expedientes y denunciar la pérdida ante el Sistema de Documentos Extraviados del Consejo de la Judicatura o ante la Fiscalía.
Dentexis registra automáticamente la fecha de última atención por paciente y gestiona el ciclo de vida de los expedientes clínicos conforme al Acuerdo 00115-2021 del MSP.